ISO , مدیریت اطلاعات مستند ایزو
ISO , مدیریت اطلاعات مستند ایزو روشی بجهت نظم بخشیدن میباشدبه مستندات ISO ، سوابق واطلاعات وهمچنین نگهداری وحفظ سوابق واطلاعات. بااستفاده ازاین مدیریت اطلاعات مستند ISO ، دسترسی جهت مستندات ایزو بسیار راحتتر وسریعتر خواهد بود بنابراین خدمات شرکت با‌بهترین نحو مراحل خود راطی میکندو رضایت مشتریان جلب خواهدشد. موضوع مدیریت اطلاعات مستند ایزو قبلا درون استاندارد 9001 ISO باعناوین کنترل مستندات وکنترل سوابق کیفی مطرح شده بود درحالیکه درورژن جدید استاندارد ISO9001 باعنوان اطلاعات مستند آورده شده است بنابراین پیشنهاد میگردد بجای تهیه وتدوین روش اجرایی کنترل مستندات وروش اجرایی کنترل سوابق کیفی ، روش اجرایی مدیریت اطلاعات مستند تهیه وتدوین گردد.
مسئول اطلاعات مستند ISO ، حفاظت اطلاعات را‌تضمین میکند چراکه نحوه توزیع مستندات ومحدوده دسترسی بدانها را‌تعریف میکند. سیستم مدیریت اطلاعات مستند ایزو باکدگذاری دقیق بما اطمینان میدهدکه اطلاعات و مستندات همیشه بروز بوده وبه جدیدترین مستندات دسترسی داریم وهمچنین مستندات منسوخ جمع آوری شده وبایگانی شده‌اند.
مستندات ISO جهت مدیریت و ثبت سوابق باید‌مراحل زیر راطی کرد:
مدیر اطلاعات مستند iso , مرحله اول : تهیه و تدوین مستندات ISO : دربخش اول ازمدیریت اطلاعات مستند ایزو هریک ازمستندات بایدتوسط کارشنان فنی مربوطه تنظیم وجهت بررسی بیشتر بعنوان پیش نویس بجهت نماینده مدیریت تقدیم شوند.
مدیریت اطلاعات مستند ایزو , مرحله دوم : تایید مستندات ISO : درصورت تایید پیش نویس تهیه شده درمرحله قبل مدیریت اطلاعات مستند ایزو توسط نماینده مدیریت ، جهت بررسی مجدد وتصویب بابت مدیر عامل مجموعه ارسال میگردد.
مدیریت اطلاعات مستند ISO , مرحله سوم : تصویب مستندات ISO : پس از‌بررسی مجدد پیش نویس تایید شده درمرحله دوم مدیریت اطلاعات مستند ISO ، جهت تصویب بدست مدیر عامل میرسد. بعداز تصویب توسط مدیرعامل تمامی مستندات ISO درون فرم فهرست مستندات معتبر ثبت میشوند.
مدیریت اطلاعات مستند ایزو , مرحله چهارم : بازنگری مستندات : دراین مرحله درکنترل آخرین وضعیت مستندات تنظیم شده واستفاده میشود تااطمینان حاصل شود نسخ معتبر دردسترس هستند. همچنین درون مدیریت اطلاعات مستند ISO مشخص میشودکه هرنوع مستند بعداز منسوخ شدن جهت دسترسی مجدد درصورت نیاز تاچه مدت دربایگانی مجموعه باقی بماند. واحد مدیریت کیفیت ، توزيع وانتشار مستندات رابوسيله فرم توزيع مستندات ISO تحت کنترل درآورده وسوابق مربوطه رادر واحد مدیریت کیفیت نگهداري مینماید. درصورت نيازبه ارائه مستنداتی بجهت خارج ازسازمان درصورت تاييد مدیر عامل شرکت يانماينده مديريت فهرست مدارك فوق درون فرم توزيع برون سازماني مستندات ثبت میگردد.
مدیر اطلاعات مستند ISO پیش ازهرکار ابتدا بایدمسئول مربوطه جهت هربخش مدیریت اطلاعات مستند ایزو تعیین شود. سپس هرمجموعه بابت نظام مند ساختن عملیاتش باید‌برای مدیریت اطلاعات مستند ایزو خودش روش اجرایی تنظیم کند. طی روش اجرایی فوق تمامی مراحل بالا متناسب باهر مجموعه مکتوب شده ومسئول هربخش مشخص میشود. پيشنهاد تغيير درهر يك ازاین مستندات میتواند ازطرف هريك ازكاركنان نیزارائه شوداين پيشنهادات طبق روال ذكر شده درون روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحي مورد بررسي قرار میگیرد.
مسئول اطلاعات مستند ISO بمنظور کنترل مستندات منسوخ شده سيستم مدیریت کیفیت ، فرم فهرست مستندات منسوخ شده تنظیم گردیده است. فهرست فوق اطمينان میدهدكه كليه نسخ ومدارك منسوخ تحت كنترل قرار گرفته واز استفاده سهوي ازآن جلوگيري ميگردد. همچنین فهرست كليه سوابق ومدت زمان ومحل نگهداري هركدام ازآنها درون فرم "فهرست سوابق ” توضيح داده میشود.
مدیر مسئول اطلاعات مستند ISO سپس جهت کنترل توزیع وانتشار مستندات موجود دردرون وبیرون سازمان ، کنترل مستندات منسوخ شده وجاری وفهرست سوابق ، فرمهایی تنظیم شده وهمچنین روش اجرایی مدیریت اطلاعات مستند ایزو پیوست میشوند. همچنین توجه داشته باشیدکه دستور العمل کدگذاری مستندات ونیز روش اجرایی مدیریت اقدامات اصلاحی نیزبایدبه پیوست روش اجرایی مدیریت اطلاعات مستند ISO موجود باشند. بمنظور کدگذاری ونحوه شناسايي مستندات سيستم مدیریت کیفیت ، دستورالعمل كد گذاري مستندات تنظيم گرديده است.
